Häufig gestellte Fragen.
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Drei Zielgruppen
Was Sie suchen, hängt davon ab, wer Sie sind.
Springen Sie direkt zu der Sektion, die zu Ihrer Rolle passt, oder lesen Sie alles. Die Antworten sind kurz und bewusst ehrlich. Wo eine Antwort noch unklar ist, steht das auch so dort.
Tools im Alltag
SAJA in der Praxis, Sprache, Strukturen, Mehrnutzer-Betrieb, Fehler.
FÜR LEITUNGEN · TRÄGEREinführung & Betrieb
Kosten, Migration, Pilotbetrieb, Parallelbetrieb mit Vivendi.
FÜR DATENSCHUTZRecht & Architektur
Speicherort, Rollen, Löschung, Rechtsgrundlage, KDG, DSG-EKD, DSFA.
FÜR FACHKRÄFTE
Im Alltag mit SAJA.
Fragen, die Erzieherinnen, Sozialpädagoginnen und Bezugsbetreuer häufig stellen, wenn sie SAJA das erste Mal in die Hand nehmen.
Muss ich eine bestimmte Sprache oder Struktur verwenden, wenn ich SAJA etwas diktiere?+
Nein. SAJA versteht normale, auch holprige Sprache, inklusive Dialekt-Einsprengseln und unvollständigen Sätzen. Sie diktieren so, wie Sie sich auch mündlich äußern würden.
Was SAJA daraus macht, ist die Form: Verlaufsstruktur, Datum, Bezugsperson. Den Inhalt entscheiden Sie.
Was passiert, wenn SAJA etwas falsch formuliert und ich es nicht bemerke?+
Jeder Eintrag wird vor dem Speichern noch einmal angezeigt, die Fachkraft entscheidet, ob die Formulierung trifft. Erst dann landet der Text im Verlauf.
Wenn etwas trotzdem durchrutscht: Einträge sind editierbar, mit Versionshistorie. Eine frühere Fassung lässt sich jederzeit wiederherstellen.
Kann SAJA auch Übergaben oder Vorfallsberichte schreiben, nicht nur Verlaufsnotizen?+
Verlaufsnotizen sind der primäre Anwendungsfall. Schicht-Übergaben sind in Vorbereitung, sie werden aus den Verläufen des Tages aggregiert, nicht neu geschrieben.
Für Vorfallsberichte (z. B. Eskalation, Selbstgefährdung) wird es eine separate Vorlage geben, die andere Pflichtfelder hat. Hier wird im Pilot konkret abgestimmt, was die Träger brauchen.
Können mehrere Fachkräfte gleichzeitig mit SAJA arbeiten?+
Ja. SAJA ist mehrnutzerfähig ausgelegt, jede Fachkraft hat einen eigenen Zugang, Einträge sind klar zuordenbar. Wer was wann geschrieben hat, ist dokumentiert.
Bei gleichzeitigem Bearbeiten desselben Verlaufs gilt: letzter Save zeigt die aktuelle Fassung, frühere Fassungen bleiben in der Versionshistorie erhalten.
Funktioniert SAJA auch offline?+
Teilweise. Diktat-Aufnahmen werden im Browser gepuffert und nachsynchronisiert, wenn die Verbindung wieder steht. Das Sprachmodell selbst läuft auf der Plattform, ohne Verbindung gibt es keine Auto-Formulierung, aber der gesprochene Text geht nicht verloren.
FÜR LEITUNGEN · TRÄGER
Einführung und Betrieb.
Fragen aus Trägerleitungen, Einrichtungsleitungen und IT-Verantwortlichen, was die Einführung kostet, wie sie abläuft, wie SAJA mit bestehenden Systemen zusammenspielt.
Was wird das irgendwann kosten?+
Das wird im Rahmen des Konzepts geklärt.
Aktuell gibt es keine Preisliste, EDN-System ist ein Konzeptprojekt im Übergang zur Existenzgründung. Pricing entsteht in Gesprächen mit Trägern, die mitlaufen wollen. Wenn Sie ein Pilot-Setting in Aussicht stellen, sprechen wir konkret über Modelle.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir SAJA nicht mehr nutzen?+
Sie bekommen einen vollständigen Export Ihrer Verläufe in einem dokumentierten, offenen Format (JSON + PDF-Rendering pro Akte). Anschließend werden Ihre Daten auf Anforderung aus den produktiven Systemen gelöscht; Backup-Rotation läuft 30 Tage.
Genaue Fristen, Formate und Löschprotokolle sind Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags und werden im Pilot festgelegt.
Wie aufwendig ist die Einführung?+
Geringer als bei klassischen Fachverfahren. Es gibt keine Server-Installation, SAJA läuft im Browser. Die Einrichtung umfasst: Nutzer anlegen, Bezugssystematik abstimmen, kurze Schulung (etwa 60 Minuten pro Team).
Realistischer Erwartungswert für eine Gruppe: ein bis zwei Wochen vom ersten Termin bis zum produktiven Einsatz.
Können wir SAJA erst in einer Gruppe testen und dann ausweiten?+
Genau so ist der Pilotbetrieb gedacht. Eine Gruppe oder ein Wohnbereich, ein bis drei Monate, mit klaren Rückkopplungspunkten. Erst wenn beide Seiten weitermachen wollen, wird ausgeweitet.
Daten der Pilotgruppe können in die Voll-Einführung übernommen werden, niemand schreibt zweimal.
Wie funktioniert das parallel zu Vivendi oder anderen Fachverfahren?+
SAJA ersetzt das Fachverfahren nicht. Es liegt darunter: dort, wo Fachkräfte heute auf Papier oder in Word-Vorlagen schreiben. Aus den SAJA-Verläufen lassen sich strukturierte Exporte ziehen, die in Vivendi importiert oder als PDF-Anhang abgelegt werden können.
Eine direkte Schnittstelle zu Vivendi ist nicht eingebaut. Wenn das für einen Pilot wichtig wird, kann sie entwickelt werden, das ist ein expliziter Punkt für das Pilot-Gespräch.
FÜR DATENSCHUTZ
Recht und Architektur.
Fragen aus Datenschutzbeauftragten, kirchlichen Datenschutzaufsichten und IT-Sicherheitsverantwortlichen. Antworten kurz, mit klarer Markierung an Stellen, an denen das Konzept noch nachgeschärft wird.
Wo werden die Sozialdaten gespeichert?+
Auf dedizierten Servern bei Hetzner Online im Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland. Verschlüsselung at-rest mit AES-256, in Transit mit TLS 1.3. Keine Replikation außerhalb der EU.
Wer hat Zugriff auf die Daten innerhalb von EDN-System?+
Im Konzeptbetrieb hat ausschließlich der Verantwortliche (Hendrik Sichert) administrativen Zugriff. Für Störungsbeseitigung wird Zugriff dokumentiert und protokolliert. Im Pilot- und Regelbetrieb wird ein Vier-Augen-Prinzip für produktive Datenzugriffe etabliert.
Gibt es ein Rollen- und Rechtekonzept?+
Ja. Drei Grundrollen sind vorgesehen: Fachkraft, Leitung, Datenschutzbeauftragte·r. Sichtbarkeit ist gruppen- und einrichtungsbezogen. Einträge anderer Einrichtungen sind nicht sichtbar; Einträge anderer Gruppen nur nach explizit abgestimmter Freigabe.
Feingranulare Rollen (z. B. Praktikum, Bereitschaft) werden im Pilot definiert.
Wie werden Daten gelöscht, wenn ein Kind die Einrichtung verlässt?+
SAJA folgt der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Hilfeart. Mit Ende der Aufbewahrungspflicht löscht ein automatischer Job die Akte einschließlich aller Diktate, Versionsstände und Maria-Mappings. Löschungen werden protokolliert und sind dem Träger einsehbar.
Außerhalb der gesetzlichen Frist können Träger eigene, kürzere Löschfristen festlegen.
Welche Rechtsgrundlage greift für den SAJA-Einsatz?+
Im Regelfall Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. SGB VIII (Aufgabenübertragung der öffentlichen Jugendhilfe) und § 35a SGB I bzw. § 67 SGB X für die Auftragsverarbeitung. Für besondere Datenkategorien (Gesundheitsdaten) zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. b oder h DSGVO.
Bei kirchlichen Trägern greifen statt der DSGVO das KDG bzw. DSG-EKD, die Architektur ist dazu kompatibel.
Liegt eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) vor?+
Ein DSFA-Entwurf liegt im Konzept vor und wird im Rahmen jedes Pilots gemeinsam mit der jeweiligen Datenschutzbeauftragten finalisiert. Die DSFA adressiert insbesondere die Verarbeitung durch externe Sprachmodelle über die Maria-Schicht.
Den aktuellen Entwurf stelle ich auf Anfrage zur Prüfung bereit.
Wie ist das mit KDG und DSG-EKD?+
Die Architektur ist so ausgelegt, dass sie sowohl unter DSGVO als auch unter dem Kirchlichen Datenschutzgesetz (KDG, kath.) und dem Datenschutzgesetz der EKD (DSG-EKD) nutzbar ist. Speicherort, Verschlüsselung und das Verbot der Auswertung zur Profilbildung sind in beiden Regimes vereinbar.
Für kirchliche Träger ist eine Prüfung durch die jeweilige bischöfliche bzw. landeskirchliche Datenschutzaufsicht vor Pilotstart erforderlich. Das wird gemeinsam vorbereitet.
Ihre Frage steht hier nicht?
Schreiben Sie sie mir, ich nehme sie auf und beantworte sie persönlich.